Steuertipp - Berufliche Telefonnutzung steuermindernd geltend machen

Die steuerliche Abzugsfähigkeit von Aufwendungen privater Telekommunikationseinrichtungen ist häufig Streitgegenstand zwischen den Steuerzahlern und der Finanzverwaltung. In der Praxis entstehen bei allen Berufsgruppen auch beim privaten Telefonanschluss beruflich bedingte Aufwendungen.

Unter Aufwendungen für Telekommunikationseinrichtungen sind die Grund- und Gesprächsgebühren, die Internet- und Flat­ratekosten sowie die Miet- und Anschaffungskosten der Geräte zu verstehen. Aufwendungen für private Anschlüsse gehören jedoch grundsätzlich zu den steuerlich nicht abzugsfähigen Ausgaben der privaten Lebensführung. Soweit diese Telefonanschlüsse jedoch beruflich genutzt werden, können die hierdurch entstandenen Aufwendungen als Werbungskosten steuermindernd geltend gemacht werden.

Zunächst ist der berufliche Anlass der Telefonate plausibel zu erklären und zu belegen. Dies reicht von Anrufen, die nur abends durchführbar sind (z.B. Lehrer/Eltern), über E-Mails oder Telefaxe, die der Verkäufer am Abend noch checken oder versenden muss, bis zu einer notwendigen Rufbereitschaft.

Auch die berufliche Nutzung von sonstigen Telekommunikationseinrichtungen wie das Internet gehören hierzu. Die Vorlage einer Arbeitgeberbescheinigung, die das berufliche Erfordernis belegt, ist hier von Vorteil. Den Nachweis für die entstandenen Aufwendungen hat der Steuerpflichtige zu führen. Dies kann centgenau durch eine Einzelgesprächsabrechnung der jeweiligen Telefongesellschaft erfolgen. Hier sind die angewählten Telefonnummern, die Gesprächseinheiten und die Gesprächskosten einzeln aufgeführt. Die beruflich veranlassten Verbindungen können kenntlich gemacht (markiert) und die Gesamtkosten hierfür ermittelt werden.

Auch die Grundgebühren oder sonstigen Telefonaufwendungen können dann im Verhältnis der angefallenen Gebühren der Privatanrufe zu denen der Geschäftsanrufe aufgeteilt werden. Bei Anschaffungsaufwendungen für Telekommunikationseinrichtungen (Fax, Telefon etc.) über 400 Euro sind diese auf die Nutzungsdauer (3-5 Jahre) zu verteilen. Bei einer Ermittlung der anteiligen Aufwendungen für berufliche Telefonate im Wege der Schätzung liegt die Zustimmung im Ermessen der Finanzverwaltung. Eigene Schätzungen müssen nachvollziehbar aufgrund denkbarer und zum Teil nachweisbarer Erfahrungen erfolgen.

Hierzu einige Anregungen: Die laufenden monatlichen Telefonaufwendungen müssen über dem Niveau eines üblichen – nur privat genutzten – Telefonanschlusses liegen. Regelmäßig lehnt die Finanzverwaltung die Anerkennung beruflicher Anteile an privaten Telefonanschlüssen, deren Gesamtaufwendungen unter 25 Euro monatlich liegen, ab, da dies den Telefonaufwendungen eines durchschnittlichen Privathaushalts entspricht. Auch eine manuell erstellte Liste über die angefallenen geschäftlichen/beruflichen Gespräche kann als Schätzungsgrundlage dienen. Die Schätzung muss nachvollziehbar sein und damit den allgemeinen Lebenserfahrungen ähnlicher Konstellationen entsprechen.

In der Praxis hat sich die nachfolgende pauschale Ermittlung beruflich veranlasster Telefonkosten bewährt: Für die ersten 130 Euro der monatlichen Telefonrechnung beträgt der berufliche Nutzungsanteil 20 %, für den darüber hinausgehenden Betrag von bis zu 230 Euro beträgt der berufliche Nutzungsanteil 40 % und der 230 Euro übersteigende Betrag ist in voller Höhe als beruflich veranlasst zu betrachten. Auch kann auf Erfahrungswerte für bestimmte Berufsgruppen (Lehrer, Ärzte, Berufsgruppen mit Abendtätigkeiten bzw. Erreichbarkeitsverpflichtung) zurückgegriffen werden. Hier werden von der Finanzverwaltung Beträge bis zu 20 % der Aufwendungen, maximal 20 Euro je Monat, akzeptiert.

Ein Rechtsanspruch auf die Anwendung dieser Schätzungsverfahren besteht nicht. Die steuerliche Anerkennung liegt im Ermessen des jeweiligen Finanzbeamten. Es kommt also auf die Glaubhaftmachung und Plausibilität der Aufwendungen an. Aus steuerlichen Gesichtspunkten ist es optimal, wenn der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer die notwendigen Telekommunikationseinrichtungen kostenlos zur Verfügung stellt und auch die laufenden Gebühren hierfür übernimmt. Die private Mitbenutzung dieser Einrichtungen bleibt gem. §3 Nr. 44 EStG steuerfrei.

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2018-07-15T20:01:38+00:00

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